Trabajar con clientes potenciales

Dé seguimiento a las consultas, fusione duplicados, exporte a una hoja de cálculo, elimine datos personales antiguos y envíe los clientes potenciales a su CRM.

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Cada envío de formulario y cada paso de captación del chatbot crea un cliente potencial (lead). Su equipo trabaja con ellos en Studio, en Forms & leads → Leads.

Dar seguimiento a un cliente potencial

Elija Which website: Development o Live website (se muestra una vez que Producción está activa).
Filtre por estado, origen y texto, y elija si incluir clientes potenciales de prueba (Hide tests, Show tests, Only tests).
Abra un cliente potencial para definir su Status y Assigned to, y para usar Add note.

Las personas de ventas y de soporte ven los clientes potenciales que se les asignan; los administradores ven todos.

Fusionar duplicados

Cuando un cliente potencial comparte una dirección de correo (sin distinguir mayúsculas) o un número de teléfono (de al menos 7 dígitos) con otros, muestra This looks like a lead you already have.

Haga clic en Review and merge.
En Merge into this lead, marque los clientes potenciales que desea incorporar.
Haga clic en Merge lead (o Merge N leads).

Los campos de contacto vacíos del cliente potencial que se conserva se rellenan con los de los fusionados. Los clientes potenciales fusionados muestran Merged into another lead y se envía un evento de webhook lead.merged.

Exportar a una hoja de cálculo

Defina sus filtros y después haga clic en Export CSV. El archivo se abre de forma segura en Excel y Google Sheets: todas las celdas van entrecomilladas y las que podrían interpretarse como fórmulas se neutralizan. Una exportación contiene hasta 50.000 clientes potenciales. Las exportaciones quedan registradas en el registro de auditoría.

Solo los administradores de la organización y los administradores del sitio pueden exportar.

Eliminar datos personales antiguos (retención)

En Forms & leads → Settings, la tarjeta Lead retention permite a un administrador del sitio:

Activar Anonymise old leads.
Definir Keep leads for (days), entre 30 y 3.650 días (365 de forma predeterminada).
Hacer clic en Save retention.

Cada hora, Atlas elimina el nombre, el correo, el teléfono, la empresa, el mensaje, las respuestas del formulario y el texto de los mensajes del chatbot de los clientes potenciales con más antigüedad que ese plazo. El estado y el historial se conservan, y el cliente potencial muestra Personal data removed. La retención está desactivada hasta que guarde una política.

Enviar clientes potenciales a su CRM

Atlas puede enviar cada nuevo cliente potencial mediante POST a cualquier endpoint HTTPS que acepte JSON: la API de entrada de su CRM, una herramienta de automatización o su propio servicio. No hay conectores integrados de HubSpot, Salesforce ni Pipedrive; use sus endpoints de ingesta HTTP con un encabezado de clave de API.

Vaya a Integrations → CRM y haga clic en Connect a CRM.
Introduzca un Name y la Address HTTPS.
En Authentication, elija Send a header e introduzca el Header name (por ejemplo Authorization) y el Header value. El valor se almacena cifrado y no vuelve a mostrarse.
En Fields to send, asigne cada CRM field a un campo del cliente potencial o a Fixed text, o haga clic en Start from common fields.
Haga clic en Connect y después en Send test lead en el menú de la fila para comprobarlo.

Cómo funciona la entrega:

Cada nuevo cliente potencial se envía una vez por conexión como un POST con X-Atlas-Event: lead.created y un id X-Atlas-Delivery que se mantiene igual en los reintentos. Los envíos de prueba usan X-Atlas-Event: lead.test.
Cualquier respuesta distinta de 2xx se reintenta después de 1, 2, 4, 8 y 16 minutos y luego se marca como fallida. El Delivery log del menú de la fila muestra los últimos 50 intentos.
Las solicitudes al CRM no están firmadas (a diferencia de los webhooks), así que proteja el endpoint con el encabezado.
Los clientes potenciales marcados como pruebas en Studio no se envían.
Puede tener hasta 10 conexiones por entorno de sitio, y usar Pause, Resume o Remove en cada una.

Permitir que otro sistema lea clientes potenciales (API de clientes potenciales)

En Integrations → Leads API, haga clic en New key, asígnele un Name, elija lo que The key may hacer (Read leads, Change lead status) y una caducidad (30, 90, 180 días o 1 año). La clave se muestra una sola vez. Detalles completos: referencia de la API de clientes potenciales.

Qué leer a continuación

Referencia de la API de clientes potenciales Webhooks Formularios y clientes potenciales